Yhteiskehittäminen

Onnistuneen yhteiskehittämisen toteutus

Yhteiskehittämisessä yritykset innovoivat älykästä teknologiaa ja palveluita yhdessä käyttäjien kanssa, jotta tuotteet ja palvelut vastaisivat entistä paremmin käyttäjien tarpeisiin. Yhteiskehittämiseen osallistuvat esimerkiksi ikäihmiset, heidän läheisensä, vapaaehtoistyöntekijät ja henkilöstö, kaupungit, yritykset sekä korkeakoulujen monialaiset asiantuntijat ja opiskelijat. Yhteiskehittäminen mahdollistaa tuotteiden ja palvelujen kehittämisen käyttäjälähtöisesti, jolloin yritys saa konkreettista palautetta loppukäyttäjiltä ja samalla myös kehittämisen laatu paranee. Näin ollen jokainen yhteiskehittämistilaisuus on ainutlaatuinen. Yhteiskehittämisen tuloksena yritys voi jatkaa tuotteen kehittelyä, siirtyä testausprosessiin, kaupallistamiseen tai todeta, ettei tuote sellaisenaan sovellu sosiaali- ja terveysalalle.

Yhteiskehittäminen voidaan toteuttaa myös kokonaan tai osittain etänä. Tämä mahdollistaa sen, että yhteiskehittäjät voivat tulla mukaan keskusteluun kauempaa tai joissakin tapauksissa osallistua myös eriaikaisesti kehittämiseen. Etäosallistumisen mahdollisuus helpottaa sellaisten henkilöiden osallistumista, joiden on muutoin vaikea tulla paikanpäälle, esimerkiksi palveluasumisen asukkaat tai heidän työssäkäyvät läheisensä. Se myös mahdollistaa maantieteellisesti laajemman kattavuuden.

Poikkialaisen yhteiskehittämisen keskiössä ovat käyttäjien tarpeet. Uudet ideat, kehitysehdotukset ja parhaat ratkaisut syntyvät aktiivisen ja moniäänisen vuoropuhelun tuloksena (Laudan 1996). Mukaan tarvitaan tuotetta tai palvelua käyttävät ihmiset, korkeakoulujen asiantuntijat ja opiskelijat sekä innovatiiviset yritykset. Yhteiskehittämisen avulla voidaan vahvistaa käyttäjä- ja asiakaskeskeistä kehittämistä tuottajakeskeisen toiminnan rinnalla. (Harra & Lintula 2018) Huolellinen ennakkovalmistelu korostuu etä- ja hyridiyhteiskehittämisen suunnittelussa. 

Etä- ja hybriditoteutuksessa on kiinnitettävä erityistä huomiota niiden henkilöiden osallistumismahdollisuuksiin, jotka tarvitsevat tukea osallistumiseensa, teknologian käyttöön tai omien näkemystensä ja kokemustensa ilmaisuun ja sanoittamiseen. HIPPA-hankkeissa on toteutettu useita yhteiskehittämisprosesseja monella eri tapaa. Näiden toteutusten pohjalta olemme kehittäneet yleisen mallin yhteiskehittämisprosessin organisoimisesta. Prosessin vaiheet ovat samat riippumatta siitä, toteutetaanko yhteiskehittäminen lähi-, etä- vai hybriditoteutuksena. Kokemustemme ja saamiemme palautteiden pohjalta tähän artikkeliin on koottu asioita, joita kannattaa ottaa huomioon suunnittelussa ja toteutuksessa.

Yhteiskehittämisen prosessiin kuuluu viisi vaihetta: kehittämissuunnitelma, yhteiskehittämisen suunnitelma, valmistelu, toteutus ja raportointi (kuvio 1). Yhteiskehittämisen ja käyttäjäkokeilun suunnittelu käynnistyy aina vasta, kun kehittämissuunnitelma yrityksen kanssa on tehty. Kehittämissuunnitelmassa sovitaan yrityksen kanssa mitä toimenpiteitä lähdetään tekemään. Siinä määritellään tarvitaanko yhteiskehittämisen lisäksi testausta, käyttäjäkokeilua tai kaupallistamisen ja markkinoinnin toimenpiteitä. 

Kokemuksemme ovat osoittaneet, että hyvällä ennakkovalmistelulla on suuri merkitys onnistuneeseen yhteiskehittämistilaisuuteen siksi yhteiskehittämisen suunnitelma on tärkeä. Yhteiskehittämisen fasilitaattorit suunnittelevat yhdessä tilaisuuden järjestelyyn ja toteutukseen liittyvät asiat. Tarvittaessa suunnitteluun osallistuu myös yrityksen edustaja. Vieraampia yhteiskehittämisympäristöjä käytettäessä on syytä varata aikaa ympäristöön ja sen toiminnallisuuksiin tutustumiselle. Ylimääräisiä käyttäjätunnusten luomisia ja sisäänkirjaantumisia kannattaa välttää.

Kuvio 1. Yhteiskehittämisen prosessi. Kuvio auki kirjoitettuna: 1. Kehittämissuunnitelma 2. Yhteiskehittämisen suunnitelma 3. Valmistelu 4. Toteutus 5. Raportointi

Yhteiskehittämisen sisältöä ja raameja helpottamaan olemme luoneet lomakkeita, joiden avulla toteutuskokonaisuus on helpommin hallittavissa. Ne ottavat huomioon myös etä- ja hybriditoteutusten erityspiirteet.

Esimerkiksi suunnitteluvaiheessa kannattaa hyödyntää yhteiskehittämisen ja käyttäjäkokeilun suunnittelulomaketta, joka auttaa muistamaan ja ottamaan huomioon kaikki tilaisuuden järjestämiseen liittyvät olennaiset asiat strukturoidusti. Etä- ja hybriditoteutus voi edellyttää useampien alustojen käyttöä samanaikaisesti. Siksi kulloisenkin toteutuksen keskustelu- ja yhteiskehittämisalustojen valinta ja yhteensovittaminen on suunniteltava siten, että työskentely etenee joustavasti vaiheesta toiseen. Valintaan vaikuttaa myös osallistujien digitaidot. 

Yhteiskehittämisen ja käyttäjäkokeilun valmisteluvaiheessa yrittäjä laatii kohteena olevaa tuotetta tai palvelua koskevan esittelyn. Tarvittaessa valmisteluvaiheessa allekirjoitetaan salassapitosopimus yrityksen kanssa ja valmistellaan osallistujia varten yhteiskehittämistä koskeva tietosuojaseloste, tiedote ja suostumuslomake. Fasilitaattorit rekrytoivat osallistujat, varaavat tilat ja välineet sekä laativat ja lähettävät kutsut, tietosuojaselosteen, tiedotteen ja suostumuslomakkeen osallistujille etukäteen tutustuttavaksi. Jos etä- ja hybriditoteutuksissa halutaan käyttää maksullisia alustoja, on järjestäjien huolehdittava viimeistään valmisteluvaiheessa käyttöoikeuksia koskevista sopimuksista. Osa ilmaisista alustoista saattaa sisältää käyttäjämäärärajoituksia tai maksullisia ominaisuuksia, jotka on myös syytä ottaa huomioon viimeistään valmisteluvaiheessa.

Yhteiskehittämistilaisuudessa kaikki osallistujat allekirjoittavat suostumuksen, jossa voidaan pyytää myös mahdollisesti esimerkiksi kuvaus- tai muu vastaava taltiointilupa. Tiedot voidaan kerätä myös osallistujalistan avulla. Kaikki osallistujat ovat mukana tasaveroisina asiantuntijoina yhteiskehittämisessä. Yrittäjän tehtävänä on lisäksi esitellä kohteena oleva tuote tai palvelu. 

Etä- ja hybriditoteutusta koskevat kaikki samat sopimukset ja sitoumukset kuin lähitoteutustakin, mutta niiden allekirjoitukset voidaan tehdä sähköisesti. Kaikessa yhteiskehittämisen fasilitoinnissa, mutta aivan erityisesti etä- ja hybriditoteutusten haasteena on, miten toteutus mahdollistaa kaikille tasa-arvoisen osallistumisen ja kuulluksi tulemisen. Toimintaa helpottaa yhteisistä pelisäännöistä sopiminen tilaisuuden alussa, esimerkiksi milloin pidetään kännykät poissa, kamerat ja mikit auki tai kiinni, miten puheenvuoroja pyydetään sekä millaista keskustelukulttuuria pidetään yllä. Toteutus etenee viiden vaiheen kautta, joilla kaikilla on tärkeä merkitys yhteiskehittämisen onnistumisen kannalta. Vaiheet ovat:

1. tervetuloa ja esittäytyminen
2. virittäytyminen
3. arvon luominen
4. reflektointi ja palaute
5. yhteenveto ja jatkot.

Osallistuminen etänä tai virtuaalisesti voi olla raskaampaa kuin lähiosallistuminen. Tällöin tauotusten ja toteutuksen eri vaiheiden rytmitykseen kannattaa kiinnittää huomiota niin suunnittelussa kuin toteutuksen aikanakin. Fasilitaattoreiden kannattaa kuunnella herkällä korvalla osallistujia ja seurata heidän aktiivisuuttaan tilanteen edetessä. 

Fasilitaattoreiden tehtävänä on huolehtia siitä, että suunnitellut asiat tulevat käsitellyiksi aikataulun mukaisesti ja että kaikkien äänet tulevat kuulluiksi. Fasilitaattorit kokoavat lopuksi yhteen yhteiskehittämisen annin.

Yhteiskehittämisen raportoinnin päävastuu on fasilitaattoreilla ja tarvittaessa siihen voi osallistua myös ammattikorkeakoulun ja/tai kaupungin kehitystiimin muita jäseniä sekä opiskelijoita. Raporttiin kootaan yhteen kuvaus yhteiskehittämisestä sekä sen tuottamat tulokset ja suositukset jatkotoimiksi koskien esimerkiksi testausta, käyttäjäkokeilua tai kaupallistamista ja markkinointia.

Kirjoittajat:

Toini Harra, Leila Lintula & Miia Pulkkinen, Metropolia Ammattikorkeakoulu

Tämä artikkeli on aiemmin julkaistu otsikolla Yhteiskehittely TUTTUnet-verkkopalvelussa vuonna 2021. Artikkeli on päivitetty HIPPA-Remote -hankkeen etä- ja hybriditoteutuksia koskevilla huomioilla vuonna 2023. 

Lue lisää