Hankintaprosessin tuntemus auttaa yrittäjää ja asiakasta

Yritysten tuotteiden tai palveluiden hankintaprosessit ovat julkisella sektorilla monivaiheisia. Koska kaupungin tarpeisiin hankitaan usein isoja määriä tuotteita tai palveluja ja tehdään pitkiä sopimuksia, hankinnat tehdään useimmiten kilpailutuksen kautta. Ennen kuin hankintaan päästään, on selvitettävä tarve ja kysyntä tuotteelle ja mielellään myös testattava tuotetta. Markkinavuoropuhelua kannattaa myös etukäteen käydä yrittäjän ja kaupungin hankinnasta vastaavien kanssa. Hankinta-asiantuntija Krista Piippo Oulun kaupungilta ja järjestelmäasiantuntija Tuomas Rantala Palvelukeskus Helsingistä avaavat prosesseja tässä jutussa.
 

Hyvän tarjouspyynnön ja tarjouksen takana on riittävä tiedonvaihto

“Yrittäjän kannattaa valmistua markkinavuoropuheluun hyvin ja suunnitella, kuinka  kertoo omasta palvelustaan tai tuotteestaan ja kaikista niiden ominaisuuksista. Markkinavuoropuhelu yritysten kanssa tai tietopyynnöt ovat tapoja kerätä tietoa hankinnan valmisteluvaiheen aikana. Markkinoilta saatava tieto on Oulun kaupungille tärkeää hankinnan suunnittelun ja onnistumisen kannalta. Yrittäjä on usein tuotteen tai palvelun paras asiantuntija. Palveluiden ja tuotteiden nopea kehitys aiheuttaa riskin, että tarjouspyyntöön ei välttämättä huomata sisällyttää uusimpia toimintoja. Markkinavuoropuhelussa tilaaja voi kertoa, mitä tarvitsee, ja yrittäjä voi kertoa mitä heillä on tarjota. Tavoitteena on, että nämä kohtaisivat. Näin saataisiin mahdollisimman hyviä tarjouspyyntöjä ja mahdollisimman moni yrittäjä pystyisi tarjoamaan tarpeen mukaisia tuotteita tai palveluja”, Oulun kaupungin hankinta-asiantuntija Krista Piippo selventää.

Markkinavuoropuhelu auttaa myös hinta-laatusuhteen selvittämisessä. Ostajan on ymmärrettävä, millaiset komponentit ovat välttämättömiä ja mitkä eivät.  Näin ei osteta sellaisia tuotteen tai palvelun osia, joilla ei lopulta ole kokonaisuuden kannalta merkitystä tai joita kaupungilla on ehkä jo olemassa. Ennen tarjouspyynnön tekemistä kaupungit tekevätkin tietopyyntöjä julkisten palvelujen hankintakanavan, Hilman (hankintailmoitukset.fi) kautta. 

“Ennen kilpailutuksen alkamista Oulun kaupungissa olemme aika paljon yrittäjiin yhteydessä, koska on kaikkien etu, että tarjouspyyntö sisältää oikeat asiat,” Piippo kertoo.

Yrittäjälle taito kertoa omasta tuotteesta ymmärrettävästi on erityisen tärkeä. Tarjousta tehdessä on olennaista vastata kaikkiin kysymyksiin tarkasti. Yrittäjän on hyvä pohtia huolellisesti, mitä asiakas tarvitsee ja muotoilla vastaus sen mukaan osuvasti. Yleiset markkinointimateriaalit eivät välttämättä vielä kerro asiakkaalle, kuinka juuri tämä yritys vastaa heidän tarpeisiinsa.

Joskus tarjouksesta saattaa puuttua asia, jonka yrittäjä voisi tarjota, mutta ei ole siitä maininnut tarjouksessa. Koska jokainen tarjous käsitellään sellaisena kuin se määräaikaan mennessä on lähetetty, ei jälkikäteen voida lisätä tarjoukseen asioita. Jos hankintayksikkö huomaa puutteen tai virheen tarjouspyynnössä, tarjouspyyntöä voidaan kilpailutuksen ollessa käynnissä korjata tai kilpailutus voidaan keskeyttää.

“Jos hankintamenettelyksi on valittu neuvottelu, voidaan keskusteluja käydä tarjouksista. Jos taas kyseessä on avoin menettely, keskustelu tilaajan ja tarjoajan välillä rajoittuu tarjouspyynnön julkaisun jälkeen mahdollisiin tarjouspyyntöihin liittyviin lisäkysymyksiin ja korjausehdotuksiin”, järjestelmäasiantuntija Tuomas Rantala Palvelukeskus Helsingistä kertoo.

“Vaatimusten tarkka määrittely on erittäin tärkeässä osassa. Joskus voi tulla pahojakin yllätyksiä, jos on unohdettu joku oleellinen vaatimus. Ja määrittelyiden pitää olla hankintalain mukaisia”, Rantala muistuttaa.

 

Pilotoinneista apua kilpailutukseen

Vaikka yritys olisi päässyt testaamaan ja pilotoimaan tuotettaan tai palveluaan kaupungin kanssa, ei se vielä takaa hankintaa. Testaukset ja pilotoinnit antavat kuitenkin tärkeää tietoa siitä, osuuko tuote oikeaan tarpeeseen ja kuinka se käyttäjillä toimii. Tämän pohjalta kilpailutus on helpompi viedä läpi. 

“Palvelukeskus Helsingillä on käytäntönä pilotoida tuotetta tai palvelua ennen kuin lähdetään tekemään mitään isompia hankintoja. Pilotoinnista on hyötyä nimenomaan siinä, että kaikki vaatimukset mitkä sen pohjalta määritellään, ovat hyvin perusteltavissa. Osataan sanoa, minkä takia vaaditaan vaikkapa jotain hyvinkin spesifiä toiminnallisuutta”, Rantala sanoo. 

“Hankkimamme lääkeautomaatti on hyvä esimerkki siitä, että asiakkaan suunnalta on ensin tullut signaalia, että tällainen palvelu kiinnostaisi ja toivottaisiin, että Palvelukeskus Helsinki fasilitoisi pilotin. Tämän pohjalta oli ajateltu sitten rakentaa siihen ympärille  kokonaisratkaisu. Erilaiset lääkeautomaatit olivat olleet markkinoilla jo jonkun aikaa, mutta olimme aiemmin halunneet vielä hieman seurata, miten markkina kehittyy. Tarve vaikutti kuitenkin jo sen verran suurelta, että lähdimme sitä sitten edistämään. Syntyi hyvä pilotti ja sitten hyvä kilpailutus, minkä seurauksena saatiin se mitä haluttiinkin. Se meni kaikin puolin oikein hyvin”, Rantala kuvailee.

Kaupungeilla voi olla pitkäkin kokemus jostain järjestelmästä, mutta sopimuksissa mainittujen määräaikojen jälkeen kilpailutus täytyy tehdä uudestaan. Jatkuvuus saman toimittajan kanssa ei siis ole taattua. 

Joskus hankinnan taustalla voi olla se, että Palvelukeskus löytää markkinoilta jotain niin innovatiivista, että sitä haluttaisiin lähteä kokeilemaan. 

“Olemme saattaneet nähdä jollekin kiinnostavalle uudelle ratkaisulle mahdollisen markkinaraon soten puolella ja olemme sitten olleet itse aloitteentekijöinä. Toki meidän on pitänyt nähdä myös sen tuotteen tarve, jotta olemme voineet perustella sen hankintaa”, Rantala kertoo.

Jotta uutta tuotetta tai palvelua voidana lähteä testaamaan ja pilotoimaan, sen on oltava riittävän valmis ja kypsä tekninen ratkaisu. Fokus asiakkaalla on kuitenkin siinä, että se saadaan myös tuotantoon. Rantala kiittelee HIPPA-hanketta siitä, että se on ottanut tehtäväkseen tehdä käytettävyystestausta myös keskeneräisille tuotteille tai palveluille. Näin varsinaisiin kaupunkien pilotteihin tulee jo pohjatestauksen läpikäynyt, valmis ratkaisu.

 

Kuinka yrittäjä ja asiakas löytävät toisensa kilpailutusta varten?

Yritykset voidaan löytää kilpailutukseen mukaan monia reittejä. Hilmassa oleva tietopyyntö, googlettaminen, messut ja tapahtumat tai kutsu markkinavuoropuhelutilaisuuteen voivat olla kaupungeille hyviä tapoja päästä selvittämään kenellä olisi tarvetta vastaava tuote tai palvelu. Hilma on yrittäjän kannalta tärkein palvelu käydä tutkimassa tietopyyntöjä ja tarjouspyyntöjä.

“Yrittäjälle olennaisin hankintoihin liittyvä palvelu on juurikin Hilma. Kaupungin velvollisuus kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa on laittaa tarjouspyyntö Hilmaan”, Piippo neuvoo. Oulun kaupungin tarjouspyynnöt näkyvät myös Oulun kaupungin www-sivuilla.

“On yritysten omalla vastuulla löytää tietopyynnöt Hilmasta. Tavallisesti emme sen enempää markkinoi kilpailutuksia, mutta jos haluamme sellaiset yritykset mukaan, joiden tiedämme voivan vastata pyyntöön, voimme tehdä kohdistetumpia mainoskampanjoita ennen Hilmaan laittoa. Mutta kun tietopyyntö on julkaistu Hilmassa, emme enää erikseen markkinoi”, Rantala kertoo.

 

 

Hankintalaki määrittää prosesseja

Hankintojen kansalliset kynnysarvot määrittelee hankintalaki. Yli 60 000 euroa ylittävät tavara- ja palveluhankinnat pitää kilpailuttaa aina. (EU:n ja kansalliset kynnysarvot on esitetty täällä.) Tavallisesti kilpailutetaan kuitenkin myös halvempia hankintoja.

“Oulun kaupungilla alle 9 000 euron hankinnat saa tilata suoraan, mutta  yli 9 000:n menevistä hankinnoista pitää kysyä ainakin hintapyyntö tai tehdä jonkinlainen kevyt kilpailutus kolmen toimittajan kanssa. Meillä hankintaohje on siis tiukempi kuin hankintalaki”; Piippo kertoo.

Tarjouspyyntöön on hyvä ensin määritellä ymmärrettävästi, mitä ollaan ostamassa. Sen jälkeen laaditaan kriteerit, joiden mukaan erilaisia tarjouksia arvotetaan. Pakollisten ja lakisääteisten kriteerien, kuten esimerkiksi saavutettavuuden, lisäksi yrityksen taloudellinen vakavaraisuus ja henkilöstön riittävä määrä (mahdolliset varahenkilöt) ovat hankinnassa tärkeitä. Tarjouspyyntöön määritellään usein myös toimittajan kokemus ja referenssit tai projektihenkilön osaaminen koulutuksen ja kokemuksen osalta. Myös toimitusaika voi olla yksi määrite. Esimerkiksi jonkun komponentin tilaaminen ulkomailta saattaa muodostua pullonkaulaksi. Tarjouksessa voidaan myös määritellä, onko toimittajan oltava läsnä hankintapaikassa vai voiko työn tehdä etänä.

Tarjouspyyntöjen käsittelyyn on olemassa useita erilaisia järjestelmiä. 

“Oulussa hankintojen tekemiseen käytetään sähköistä Cloudia-järjestelmää. Sen kautta tarjoukset siirtyvät Hilmaan tai sen kautta voidaan tarkistaa esim toteutuuko toimittajan tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. Oulun kaupungin hankinnoilla pyritään tukemaan alueen elivoimaa, sekä innovatiivisuutta, sosiaalista ja taloudellista kestävyyttä. Näiden toteutumista Oulun kaupunki seuraa mm. Cloudian avulla”, Piippo kertoo.

 

Prosessien onnistuneeseen läpiviemiseen tarvitaan hankinta-asiantuntijoita

Oulun kaupungissa on ns. hajautettu hankintamalli. Hankinta-asiantuntijat  ovat apuna laatimassa tarjouspyyntöä ja suosittelemassa kuinka hankinta hoidetaan, mutta toimialat ja liikelaitokset ovat aina vastuussa hankintojensa onnistumisesta. Hankinnan tekeminen voikin olla julkisen puolen hankintoja tekeville henkilöille raskasta.

“Työntekijät, jotka tekevät hankintoja ovat sieltä substanssipuolelta ja he eivät yleensä ole hankinnan asiantuntijoita. Hankintaprosessi on aika työläs prosessi henkilölle, joka tekee hankinnan kerran vuoteen tai ehkä kerran kahdessa vuodessa. Onnistuneessa hankintaprosessissa täytyy tuntea substanssin”, Piippo kertoo.

Myös yrittäjiltä puuttuu tietoa ja osaamista hankintaprosesseista. Ne voidaan kokea hankaliksi ja liian byrokraattisiksi.

“Yrittäjät ajattelevat joskus, että julkissektori tahallaan tekee asioista vaikeita tai kyselee epäolennaisia asioita, mutta oikeastihan prosessi on meille määrämuotoinen. Meillä on hankintalaki, joka sanoo miten meidän pitää toimia. Ja koska yrittäjätkään eivät ole hankintojen asiantuntijoita, voi usein tulla väärinymmärrystä, jos mukana ei ole kaupungin  hankinta-asiantuntijaa”, Piippo kertoo. 

Kaupunkien ja kuntien kanssa tehtävien kilpailutusprosessien läpiviemiseen kannattaakin varata reilusti aikaa. Piipon mukaan Oulun kaupungilla menee keskimääräisesti noin kolme kuukautta alle 60 000 euron hankinnan kilpailutusprosessiin eli hankinnan määrittelystä sopimukseen. Yli 60 000 euron tai EU:n kynnysarvon ylittävien, suurten hankintojen kohdalla aikaa täytyy varata enemmän, jopa vuosi.

 

 

Kehittämisestä pitää sopia

Niin tuotteen tai palvelun toimittajalle kuin  asiakkaalle tulee usein tarpeita kehittää tuotetta tai palvelua hankinnan jälkeen. Piipon mukaan räätälöinti yhden asiakkaan tarpeeseen voi ensin tuntua sopivalta, mutta kehittämiskustannukset saattavat koitua suuriksi. Varsinkin järjestelmien hankintaprosesseissa on nähty kustannustehokkaammaksi se, että ostetaan järjestelmä, joka on myös muissa kaupungeissa tai toimialoilla käytössä. Näin kehittämisen kustannukset jakaantuvat käyttäjäorganisaatioiden kesken. Riskinä onkin yrityksen taloudellisen tilanteen kärjistyminen: jos tuotetta ei enää olekaan saatavilla tai sitä ei voida päivittää, jää tuotteen käyttöikä lyhyeksi. On maksettu kalliisti palvelusta, jota ei parin vuoden päästä voikaan enää käyttää.  Pelkästään yhdelle asiakkaalle räätälöity tuote tai palvelu on riski myös yrityksen kannalta. 

Joskus taas pilotoinnin jälkeen voidaankin löytää toinen toimittaja, jolloin piloteissa mukana olevien käyttäjien laitteet vaihtuvat. Tämä täytyy ottaa jo pilottia aloittaessa huomioon.

“Meillä kävi lääkeautomaatin kanssa ihan hienosti sen suhteen, että yritys, joka pilotoi, voitti myös kilpailutuksen ja päästiin jatkamaan. Silloin me jatkoimme vain näiden pilottiasiakkaiden kanssa suorahankintaa, jolloin pilottia käytännössä jatkettiin siihen saakka, että meillä oli paperit kunnossa. Jos olisi kuitenkin käynyt niin, että olisi tullut toinen toimittaja kilpailutuksen myötä, niin laitteet olisivat jossain kohtaa vaihtuneet siellä pilottiasiakkaiden luona. Pyrimme joka tapauksessa siihen, että siirtymä on mahdollisimman saumaton.  Emme tietenkään halua palvelukatkosta sen takia, että toimittaja vaihtuu. Tämä on kyllä haasteellista, kun mennään isoihin volyymeihin. Siirtymä pitää saada toteutettua sen verran tehokkaasti, ettei olla liian pitkään kahden järjestelmän loukussa, ja kuitenkin niin, että palvelun tuottaminen ja jatkuvuus ei vaarannu”, Rantala kertoo.

“Kehitystyö on aina hyvä hinnoitella. On hyvä olla sovittuna,  mitä asioita ei ole vaadittu valmiina, mutta mitä halutaan kuitenkin jossain kohtaa sopimuskautta kehittää. Siihen on sitten valmiiksi sovittu hintalappu, pelisäännöt ja aika-arvio, jotka perustuvat kilpailutukseen ja sopimukseen. Nämä ovat myös yksi kriteeri sille, tilataanko työ vai ei”, Rantala sanoo.

Rantalan mukaan kehitystä vaativan tuotteen kohdalla kannattaa sopia demotilaisuuksia tai prototyypin ja MVP:n (Minimum Viable Production) kokeilutilaisuuksia, jotta kehittämiskohteet tulevat näkyviksi ja niihin sisältyy mahdollisuus tarkentaa sopimusta tai päättää se.

Tuotteen käyttöönotossa on tärkeää huomioida myös, kuka opastaa tuotteen käyttöön ja kuinka pitkään. Koulutus täytyy hinnoitella erikseen ja selventää vaatimuksissa, mitä se tarkoittaa: koulutetaanko henkilökunta, joka jatkaa käyttäjien koulutusta vai antaako yritys opastusta ja miten. Jos opastuksesta ja sen hinnasta ei ole sovittu, voi toimittaja sanella koulutuksen hinnan jälkikäteen. Muutoin käyttöönotto voi vaarantua.

“Kilpailutusvaiheessa on hyvä kuvata valmiiksi,  että näin tullaan tekemään kehitystyöt, näin tehdään palvelun seuranta ja raportointi ja näin mahdolliset lisäkoulutukset hinnoitellaan ja toteutetaan.  Onko läsnäolokoulutuksia sisältäen matkakulut vai ei matkakuluja vai ovatko  ne etäkoulutuksia”, Rantala muistuttaa.

Pitkissä sopimuksissa toimittaja saattaa haluta tarkistaa hinnoitteluaan sopimuskaudella, varsinkin jos yritys huomaa, ettei sopimus ole ollut heille kannattava. Joissakin sopimuksissa voidaan mahdollistaa se, että toimittaja voi perustellusti ilmoittaa hinnanmuutoksista, jolloin tilaajalla on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä nämä muutokset. Muutosten hylkääminen saattaa johtaa sopimuksen päättämiseen ja palvelun kilpailuttamiseen uudelleen.

 

 

Yhteistä ymmärrystä

Vuoropuhelu yrityksen ja asiakkaan välillä on hyvä pitää avoimena ja ymmärtää toistensa riskit hankinnan suhteen. Rantala muistuttaa yrityksille, että koska kilpailutukset ovat julkisissa hankinnoissa välttämättömyys eikä hankintarajat alittaviakaan suorahankintoja tehdä heppoisin perustein, ottaa asiakas aina ison riskin hankinnassaan. 

“Yrityksen kannattaa omalla tarkalla ja avoimella tarjouksellaan hälventää epäilyksiä tai epävarmuuksia, mitä kilpailutuksessa voi olla. Heti jos asiakkaalla on vähänkin sellainen olo, että jotakin yritetään ehkä peitellä tai joku ominaisuus ei ole ehkä niin valmis kuin mitä halutaan, niin se ei anna tietenkään hyvää kuvaa. Kun yritys ja asiakas sitoutuvat mahdollisimman tarkkaan markkinakartoitukseen ja palvelukuvaukseen, päästään kaikkien kannalta parhaaseen hankintaan ja sopimukseen”, Rantala sanoo.

 

Lisätietoa:

Hankinta-Suomi hankintastrategia, Valtiovarainministeriö

Julkiset hankinnat, Yrittäjät

Hankintaopas. Kideve, Kestävät hankinnat elinvoimaisuuden lisääjänä

Elinvoima hankinnoista, Suomen Yrittäjät

Pohjois-Pohjanmaan yrittäjien tarjouspalvelu

 

 

 

Kirjoittajat:

Minna Kilpeläinen, FM, KM, viestinnän asiantuntija, freelancer-toimittaja, Metropolia AMK