Testaus autenttisessa ympäristössä Oulussa, case Toimiwa Oy

”Toimiwa” on sosiaali- ja terveydenhuollon resurssien hallintaan tarkoitettu tablettikäyttöinen, selainpohjainen ratkaisu, joka koostuu suunnittelunäkymästä ja hoitajanäkymästä. Ratkaisun tarkoitus on varmistaa sovittujen tehtävien toteutuminen kuittauksin. Toteutimme prototyypin käyttäjätestauksen Oulun kaupungin ikäihmisten asumispalveluissa Haukiputaan Kultasimpussa. Yksikkö tarjoaa tehostettua asumispalvelua. 

Ennen testauksen alkamista pidimme yrityksen kanssa kolme palaveria. Ensimmäisessä tapaamisessa yrittäjä esitteli ratkaisuaan ja millaista yhteistyötä hän haluaisi tehdä kanssamme. HIPPA-hanketiimiläiset puolestaan kertoivat, millaisia toimintaympäristöjä meillä olisi tarjota testaukseen ja millainen testaussuunnitelma ja sopimus tehdään ennen testausta.

Hanketiimiläiset täyttivät testaussuunnitelmaa, joka sovittiin lähetettäväksi yrittäjälle täydennettäväksi. Testaussuunnitelmassa kuvattiin mm. mitä testauksella haetaan, milloin testaus tapahtuu, testauksen pituus, kuka on yhteyshenkilö ja kuka kerää palautteen. Tässä hankkeessa yrittäjälle testauspalvelu tarjottiin EU:n de minimis -tukena. Raha ei siis liikkunut välillämme.

Toinen kokous pidettiin Oulussa. Tähän osallistui yrittäjä Onni Laitinen sekä kaupallistamisen asiantuntija HIPPA-hankkeesta. Tässä vaiheessa testaussuunnitelma oli valmis ja testaussopimus meni allekirjoitettavaksi Oulun kaupungin hankkeesta vastaavalle johtajalle. Testauksen pituudeksi sovittiin 2 kk.

Kolmas tapaaminen pidettiin Kultasimpussa. Näin yrittäjä sai käsityksen toimintaympäristöstä. Yrittäjän kanssa katsottiin, minne oli toiminnan kannalta järkevintä sijoittaa tablettipohjaiset hoitajanäytöt, jonne ammattilaiset tulisivat kuittaamaan sovitut tehtävät. Yrittäjällä on hoitoalan koulutus, joten ratkaisu vastasi tunnistettuun tarpeeseen. Yrittäjän ja ammattilaisten yhteinen kieli helpotti viestintää ja vuorovaikutusta. 

Esimies, joka toimi testauksen koordinaattorina, kirjoitti päiväkirjaa ja oli yhteyshenkilönä yrittäjään testauksen aikana kaikissa mahdollisissa ongelmatilanteissa. Käyttöjärjestelmään tulevia ongelmia voitiin hoitaa etäyhteyden avulla. Sovimme myös, miten ja milloin kerätään palautetta testauksen kokemuksista. Palautelomakkeen kysymykset laati yrittäjä.

Esimies, joka toimi myös HIPPA-hankkeen ikääntyneiden asumisen asiantuntijana, oli jo pariin otteeseen käynyt yksikössä puhumassa tulevasta ratkaisun testauksesta. Puheessaan hän oli korostanut hoitajien kokemusten keräämisestä ja kuinka tärkeää on heidän palautteensa yrittäjälle, joka haluaa kehittää tuotettaan. Hoitohenkilökunta suhtautui tulevaan testaukseen myönteisesti, mutta toki soraääniäkin löytyi. Jotta henkilökunta asennoituisi myönteisesti testaukseen, on erittäin tärkeää valmistella heitä tarpeeksi ajoissa ja antaa aikaa perehtyä tulevaan testaukseen. Saimmekin henkilökunnan hyvin sitoutuneeksi testaukseen ja palautteen antamiseen. Hoitohenkilökunnan työhön kuuluu kehittämistyö ja käyttäjätestauksiin osallistuminen. Tämän vuoksi on tärkeä, että esimies tukee, kannustaa ja mahdollistaa kehittämisen.

Seuraava vaihe oli laitteiden asentaminen yksikköön. Tämä tuottikin sitten yllätyksen, sillä talossa ei ollutkaan langatonta verkkoa. Hyvällä yhteistyöllä se saatiin kuitenkin rakennettua ja testaus pääsi alkamaan sovittuna aikana. 

Sairaanhoitaja ja esimies syöttivät asiakastiedot suunnitelmanäkymälle. Tähän kului aikaa kaksi päivää. Yrittäjä opasti henkilökuntaa yhden iltapäivän ajan. Yrittäjä teki selkeät pikaohjeet, jotka sijoitettiin hoitajanäyttöjen viereen. Sieltä ohjeita oli helppo tarkistaa.  Tämän jälkeen laitteet olivat valmiit käytettäväksi. Ratkaisun käyttöönotto oli helppoa. Tarvittiin pin-koodi, jolla hoitaja kirjautui sisään hoitajanäkymään. 

Ratkaisun ottivat käyttöön niin vakituiset hoitajat kuin sijaisetkin. Koordinaattori huolehti siitä, että ratkaisua käytettiin ja että kaikki kokemukset testauksesta kerättiin talteen.

Testauksen loputtua yrittäjä keräsi laitteet pois. Palautelomakkeet jaettiin hoitajille ja heillä oli kaksi viikkoa aikaa vastata kyselyyn. Hoitajien vastattua kyselyyn vastaukset ja koordinaattorin kirjoittama päiväkirja lähetettiin yrittäjälle. Toisen vaiheen kysely tehtiin kuukausi testauksen jälkeen. Vastausaikaa oli kaksi viikkoa. Sen jälkeen koordinaattori toimitti vastaukset yrittäjälle.

Yrittäjä sai testausprosessi aikana runsaasti  palautetta ratkaisun käyttökokemuksista sekä parantamisehdotuksia ratkaisun edelleen kehittämiseksi. Hoitajat palkittiin aktiivisesta osallistumisesta pizzapäivällä; jotta testauksesta jäisi ”hyvä maku suuhun”.
 

Yritykseltä pyydettiin palautetta yhteistyöstämme seuraavilla kysymyksillä:

1.       Teimmekö mitä lupasimme? 

2.       Kannattiko yhteistyö? Millä perusteella?

3.       Teimmekö oikeita asioita? 

 

Vastaukset: 

1. Palvelu on ollut Hippa-hankkeen puolelta hyvää, ja mielestäni lupaukset täyttyivät. Tuotetta pääsi testaamaan autenttisessa testiympäristössä ja Kultasimpun puolelta luvatut asiat hoidettiin sovitusti ja selkeästi. Tästä kiitos Päiville ja Kultasimpun henkilökunnalle. Kultasimpussa toimiessa todellakin tuli olo, että sieltä annettiin kaikki resurssit, joita oli vapautettavissa hankkeen toteuttamiseksi. Siitä iso kiitos. 

2. Yhteistyö kannatti, sillä se mahdollisti tuotteen testaamisen todellisessa testiympäristössä. Yhteistyö tuotti paljon tärkeää tietoa tuotteen jatkokehittämisen kannalta ja herätti ajatuksia miten kokonaispalvelu jatkossa olisi parempi toteuttaa. Viestit tuotteen kehittämisestä mobiililaitteisiin sopivaksi olivat perusteltuja ja niiden pohjalta on hyvä jatkaa.  

3. Teitte oikeita asioita niin paljon kuin voi pyytää. Hanke on mahdollistanut tuotteen testauksen ja tietojen keräämisen, mikä on tuottanut tärkeää tietoa jatkokehittämisen kannalta. Hankesuunnitelman viilauksessa oli hyödyllistä, kun asiantuntijoita oli useita pohtimassa sen sisältöä. Lisäksi palaverit toivat lisää tietoa hankkeeseen liittyvistä tavoitteista ja sen toiminnasta. Hanke todellakin pyrkii löytämään ja mahdollistamaan digitaalisten palveluiden tulemista myös palveluasumisen puolelle.

Kirjoittajat:

Päivi Meriläinen, palveluesimies, Haukiputaan asumispalvelut, Oulun kaupunki
Jaana Kokko, teknologia-asiantuntija, Oulun kaupungin hyvinvointipalvelut, OuluHealth Labs